PROSES SERAH TERIMA UNIT APARTEMEN

Salam buat anda yang sudah terima undangan untuk serah terima baca dulu yang ini,prosedure standar yang biasa dilakukan oleh pengembang dalma melakukan serah terima unit apartemen :

A.        Proses Pengiriman Surat

1.     Chief TRO membuat jadwal undangan untuk serah terima dan bersama bagian TR/CS melakukan pengiriman surat undangan kepada calon pemilik dengan kurir yang sudah ditetapkan pihak Developer.

2.    TR/CS mengecek undangan apakah telah sampai dan diterima oleh calon pemilik, yaitu melalui via telepon, sms dan email.

3.    Setelah diterima oleh calon pemilik, TR/CS memastikan kehadiran dari calon pemilik tersebut untuk hadir/tidaknya. Calon pemilik wajib mengirimkan kembali  Surat Konfirmasi Kedatangan  melalui fax maupun email kepada TR/CS dimana surat konfirmasi kedatangan dilampirkan dalam surat undangan.

4.    Bagi Calon Pemilik yang belum menerima surat undangan, TR/CS wajib menanyakan alamat surat terbaru kepada Calon Pemilik. Tahap selanjutnya TR/CS mengirimkan surat undangan kembali kepada Calon Pemilik.

5.    Apabila Calon Pemilik tidak dapat hadir dalam undangan serah terima. TR/CS mengirimkan kembali surat undangan untuk ke-2 kalinya. Jika sampai dengan undangan ke-2 Calon Pemilik tidak dapat menghadiri undangan serah terima, tahap selanjutnya TR/CS mengirimkan surat undangan ke-3 dan dalam surat undangan tersebut, Badan Pengelola memberitahukan kepada Calon Pemilik bila Calon Pemilik tidak dapat hadir sesuai tanggal undangan, pihak Developer akan melakukan serah terima unit secara otomatis.

B.    Proses Serah Terima                               

1.    Calon pemilik hadir di ruangan serah terima unit, Security mempersilahkan kepada Calon Pemilik untuk duduk di tempat yang sudah disediakan.

Bila TR/CS telah siap menerima Calon Pemilik untuk melakukan proses serah terima unit, Security mengarahkan kepada Calon Pemilik ke meja TR/CS yang telah siap melakukan prosesi serah terima unit.

2.    TR/CS mengecek kelengkapan administrasi yang sebelumnya sudah di infokan kepada calon pemilik dan tercantum di dalam surat undangan yang wajib dibawa oleh Calon Pemilik pada saat prosesi serah terima.

3.    Tahap selanjutnya, apabila Calon Pemilik tidak melengkapi dokumen administrasi, Calon Pemilik wajib melengkapi kelengkapan administrasi sesuai dengan surat undangan.

4.    Calon Pemilik wajib mengisi dokumen administrasi serah terima antara lain : kartu penghuni dan surat pernyataan house rules.

5.    Apabila sudah lengkap data administrasi dan mengisi dokumen admisnitrasi, proses dilanjutkan. Calon Pemilik melakukan pembayaran IPL dan Sinking Fund selama Periode 12 bulan yang sudah ditetapkan di dalam PPJB dan melakukan pembayaran tersebut di Kasir dengan memakai Surat Pengantar IPL.

6.    Setelah melakukan pembayaran IPL dan Sinking Fund di Kasir, Calon Pemilik kembali ke meja TR/CS lalu mengisi Form Berita Acara Serah Terima dengan dibantu TR/CS dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Unit tersebut.

7.    Setelah menandatangani Form BA Serah Terima, Pemilik melakukan tinjauan Unit Bersama dengan TR/CS dengan di dampingi oleh Pihak dari Engineering.

Dalam proses peninjauan unit bersama, TR/CS membawa form checklist unit, BA peninjauan unit bersama dan BAST Utilitas seperti kwh meter (listrik) dan air.

8.    Setelah melakukan peninjauan unit bersama, TR/CS membawa Pemilik unit kembali ke ruangan serah terima dan melakukan penandatanganan surat pernyataan bagian belakang buku House Rules, lalu mengisi form tanda terima kunci sebagai bukti sudah dilakukannya serah terima kunci unit kepada pemilik, setelah itu memberikan buku Fitting Out Guide Lines,  dan Access Card.

9.    TR/CS memberikan kelengkapan HO Pack berikut souvenir kepada Pemilik Unit.

C.    Prosedur Defect

1.    Pada saat peninjauan unit, Pemilik berhak menilai unit nya apakah ada defect atau tidak.

Apabila didalam unit tersebut ada defect, Pemilik berhak komplain dan melakukan perbaikan kembali pada unitnya.

2.    Untuk melakukan prosedur defect, Pemilik akan menitipkan kunci unit nya (tidak secara keseluruhan) hanya bagian yang mengalami defect saja (Kunci Pintu Utama, Pintu Balkon dan Kunci Kamar Tidur dalam kondisi tidak terkunci) dan menitipkan kepada Badan Pengelola melalui TR/CS yang bertugas pada saat proses serah terima.

3.    Untuk perbaikan defect tersebut, TR/CS akan berkoordinasi dan memfollow up ke pihak kontraktor sesuai list defect/retifikasi. Untuk waktu pekerjaan perbaikan defect, disesuaikan oleh pihak kontraktor (+ 14 hari kerja).

4.    Setelah pekerjaan defect selesai, TR/CS akan memberitahukan ke Pemilik bahwa unit miliknya  sudah selesai dikerjakan defect nya, dan melakukan peninjauan unit bersama kembali.

5.    Apabila pada peninjauan unit kembali dan Pemilik telah menerima unitnya tanpa ada defect, dengan ini dinyatakan pekerjaan defect sudah selesai.

6.    TR/CS mengembalikan kunci unit yang sebelumnya dipinjamkan ke Badan Pengelola untuk dikembalikan kepada Pemilik.

PIC : Tenant Relation, Customer Service, Kasir, Engineering, Kontraktor, Pemilik